4) Catálogos
Incidencias
Incapacidades, Faltas, Sanciones, etc.
Con la instalación del sistema encontrará un conjunto de incidencias predefinidas, dos de ellas son reservadas por el sistema y las otras se pueden redefinir según las necesidades de su organización. Esta libertad de definir el catálogo de incidencias permite adecuarse a los sistemas de nómina. Dado que los sistemas de control de asistencia como Acceso© registran todos los eventos cotidianos de entrada y salida generan mucha más información que los sistemas de nómina que estan basados en excepciones, estas excepciones son las incidencias, que se emplean para lograr la interface, o la exportación de incidencias para ser usadas en el cálculo de la nómina.
En Acceso ©, aparte de la clave, la descripción y la descripción corta, las incidencias se definen por 3 características:
- Tipo
- Justifica Día
- Justifica Entrada
- Justifica Salida
- Falta
- Sanción
- Con o sin goce de sueldo
- Reglas
- Número máximo de incidencias permitidas por periodo
- Días de la semana en que son permitidas las incidencias
Para facilitar la consulta puede asociar un color a cada incidencia, la ventana siguiente muestra dos opciones para cambiar el color de fondo y el color del texto:
El mismo catálogo con colores:
El sistema se reserva dos claves para su uso:
- 100 - Falta por acumulación de retardos
- 200 - Vacaciones
Estas no podrán ser suprimidas o modificadas.
Departamentos
Direcciones, Gerencias, Áreas, etc.
En esta opción se define, no solo el catálogo de departamentos, sino también la estructura jerárquica de la empresa u organización. Este catálogo soporta también un identificador de color, como se muestra en la imagen anterior.
Para definir la la estructura jerárquica existen 3 tipos:
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La más alta - Al asignar la La más alta a un departamento se establece que este departamento está a la cabeza de toda la organización. En el caso anterior es Dirección General.
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Directa - Use este tipo de jerarquía para empleados que dependen directamente de un director o gerente, como en el caso de secretarios o asistentes.
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Dependiente - La mayoría de los empleados mantienen una relación de dependencia, es decir tienen un jefe directo que a su vez es titular de una dirección, gerencia, etc. En el ejemplo de la imagen anterior el 14 - Almacén de Materia Prima y el 15 - Almacén de Producto Terminado dependen de 7 - Gerencia de Almacén y este depende de 4 - Dirección de Operaciones
Cuando el Tipo es diferente de La más alta, el sistema presenta en la sección de Jerarquía la opción para seleccionar el departamento del cual depende, y en la sección Jefe o Responsable se selecciona del catálogo de empleados al titular o jefe del departamento.
Organigrama
Organigrama
La estructura jerárquica definida en la opción Departamentos puede verse de forma gráfica:
Los botones de la parte superior son:
-
Actualizar - Oprima este botón al inicio para generar el organigrama, y si hace algún cambio en la opción de departamentos que afecte la estructura. -
Zoom - Oprima este botón para aumentar o reducir de tamaño la imagen -
Rotar - Este botón muestra alternativamente en forma horizontal y vertical el organigrama -
Exportar - Exporta a un archivo el organigrama.
La siguiente imagen muestra el archivo exportado del organigrama en forma vertical:
Y esta de forma horizontal:
Puestos
Puestos - El catálogo de puestos mantiene la interfaz ya mostrada con anterioridad. De igual forma el sistema propone un catálogo de inicio.
Sucursales
De igual forma, el catálogo de sucursales se inicializa con 6 registros:
Centros de Costo
Centros de Costo
Reportes
Reportes
Estos son ejemplos de los 5 reportes de Catálogos disponibles:
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Incidencias
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Departamentos
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Puestos
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Sucursales
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Centros de Costo
