3) Calendarios
Esta sección consta de 6 opciones:
Horarios
Hora de Entrada, Salida, Comidas, Descansos, etc.
Los horarios son la base del control de asistencia que ofrece Acceso ©. El sistema inicializa 7 horarios, usted es libre y responsable de modificarlos, suprimirlos o agregar nuevos.
Todos los horarios quedan definidos en base a 4 tipos:
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Normal
Los horarios de Entrada, Salida, Entrada Comida, Salida Comida son definidos por tres datos: La hora, los minutos antes y los minutos después. Esto establece un rango en el que el sistema considerará un registró válido.
Si la hora de entrada es a las 08:00 (en el horario de 24 horas) y el rango establecido por 90 minutos antes y 120 minutos después, este mismo rango expresado en horas será de las 06:30 horas a las 10:00 horas.
Lo mismo ocurrirá con la salida y los horarios de comida. Si el sistema encuentra un registro fuera de los rangos establecidos lo considerará inválido.
La Tolerancia después de la Entrada se emplea para el control de retardos, en el ejemplo de la imagen, si el registro se da después de los 10 minutos de tolerancia (es decir después de las 08:10) y antes del límite establecido en el rango se registrará un retardo.
Por lo tanto no se debe confundir el límite para checar con la tolerancia.
Se puede definir un horario hasta de 24 horas, horarios diurnos, vespertinos, nocturnos y mixtos.
Este tipo de horario permite ajustar al máximo las restricciones de control; pero no es para dar muchas libertades, cómo podría ser un horario de 8 horas con un límite para checar de 4 horas, para este tipo de libertades Acceso © ofrece otras opciones, cómo veremos más adelante.
Salida automática
- Esta opción genera el registro de salida después de recibir un registro de entrada válido. Este es un ejemplo de cómo se configuran las libertades en el sistema.Horario Abierto de Comida
- Con base en el horario de comida de referencia (que define el tiempo de duración de la comida), esta opción permite aceptar el inicio de comida a partir del tiempo definido. Por ejemplo si se define 1 hora con 30 minutos se podrá iniciar la comida (si es que ya se registró la entrada) a partir de las 09:30 horas. -
Abierto
Este tipo de horario permite registrar entradas y salidas durante el día con la única restricción del mínimo de estancia. No se imponen horas permitidas ni número de entradas y salidas. Para llevar la contabilidad de tiempo laborado es necesario que a cada entrada le corresponda una salida.
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Control de Asistencia
Este tipo, funciona de igual forma que el tipo de control Abierto, la única diferencia es que debe haber un registro en el día para no etiquetarlo cómo falta. Puede operar con un registro o con dos registros.
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Descanso
Este tipo es indispensable y funciona simplemente cómo lo que es. No hay que confundir el día domingo con el día de descanso, los días de descanso pueden ser asignados a cualquier día de la semana.
Calendario de Asistencia
Calendario de Asistencia
El Calendario de Asistencia se integra a partir de Horarios, cada día definido en el calendario debe tener un Horario.
Es conveniente que considere que el número de días que defina en el calendario se usará posteriormente para de generar el Plan de Asistencia, por lo cual es conveniente que sean siempre multiplos de 7, para que se ajuste a la semana.
Para asignar un horario a un día en específico, de clic en la celda del renglón uno que corresponde a la primera columna titulada Sel. Horario
Para aplicar un Horario a varios días, seleccione en la segunda columna (Día), arrastrando el mouse:
Después seleccione el horario con
El Horario se aplicó a los días 2, 3, 4 y 5:
Vacaciones
Vacaciones, Reglas y Asignar Reglas a Empleados
El control y registro de vacaciones está fundamentado en reglas de vacaciones. Cada regla define el número de días otorgados por año. Estas reglas pueden estar basadas en los beneficios otorgados por ley o en prestaciones adicionales, que pueden estar expresadas en número de días adicionales o primas vacacionales. Acceso © solo lleva el registro del número de días y entrega el reporte correspondiente.
Ustede encontrará tres opciones para el control de vacaciones:
- Vacaciones - Donde se hace el registro de las fechas en que se disfrutaron o se disfrutarán las vacaciones.
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Reglas - Aquí se registra el catálogo de Reglas Vacacionales, puede usted tener diferentes reglas, por ejemplo, para personal sindicalizado, para personal de confianza, etc.
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Asignar Reglas a Empleados - Aquí se asignan las reglas de vacaciones a grupos de empleados. También puede hacerlo individualmente desde la opción Empleados - Definición de Sucursales
Veamos primero las Reglas de vacaciones:
En esta imagen se muestra la regla generada default, está basada, cómo dice su descripción, en el artículo 76 de la ley Federal de Trabajo. Sin embargo, solo es un ejemplo, usted es libre de modificarla, suprimirla, o agregar otras reglas, según las políticas de su organización.
Una regla de vacaciones es simplemente la asignación de un número de días por año. Cómo puede apreciarse en la imagen, después de laborar durante un año, el trabajador tendrá derecho a disfrutar de 7 días, en el segundo año de 9, etc.
La siguiente imagen muestra una regla de vacaciones especial, donde se otorgan 15 días para los años 1 y 2, 30 días para los años 3 y 4, etc. Esta regla se aplicará al personal de confianza:
Asignación de Vacaciones con la opción
Vacaciones
Ejemplo del primer año de antigüedad - En la siguiente imagen se ha seleccionado al empleado 001 - Carolina Rivera Armendariz
que ingresó el 05/12/2014, con 2 años de antigüedad según la fecha de la captura. El 05/12/2015 cumplió 1 año de antigüedad, por lo tanto tendrá derecho a 15 días de vacaciones ya que se le asignó la Regla 2 - Empleados de Confianza
.
En la ficha o pestaña de Vacaciones
se muestran los días asignados:
Después asignamos otro periodo correspondiente también al primer año de antigüedad:
El detalle de los días disfrutados hasta el momento:
Ejemplo del segundo año de antigüedad - Para el segundo año de antigüedad, partiremos que el registro lo realizamos en septiembre de 2017. Las vacaciones del segundo período se podrán disfrutar a partir del 05/12/2015, es decir prácticamente en 2017, asignaremos algunos días en abril de 2017:
Los demás serán para noviembre de 2017:
Cómo se puede apreciar, han sido asignados los 15 días del periodo, pero cómo aun no llegamos al 1 de noviembre (recordar que el registro se hace en septiembre de 2017), hay por disfrutar 8 días, que se consideran vacaciones planeadas.
Asignación Por Bloque de Empleados - El mismo ejercicio que realizamos para un empleado se puede efectuar para un grupo de ellos, sin embargo, tome en cuenta que cada empleado tendrá diferentes años de antigüedad:
Finalmente en la última ficha Resultados
se muestra el detalle de las operaciones que realizamos:
Festivos
Festivos
El catálogo de días festivos se puede registrar de 3 formas:
La lista de días festivos ya registrada se encuentra al lado izquierdo, agrupada por año. Cuando AccesoDB genera una nueva DB, genera los días festivos del año en curso y del año siguiente.
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Especiales - Si tiene algún día en especial en su empresa u organización que se considere relevante cómo para conceder día libre use esta opción.
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Oficiales - Para agregar los días oficiales de un año, simplemente seleccione el año y oprima el botón , se agregarán los 7 días oficiales en base a las reglas vigentes.
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No Oficiales - En esta sección hay una lista de días que generalmente se otorgan en las empresas, por contrato colectivo, o simplemente porque el patrón las concede. Son, por ejemplo, el día de las madres, el día del niño, el 12 de diciembre, etc.
Plan de Asistencia
Plan de Asistencia
El Plan de Asistencia emplea tanto el catálogo de Horarios cómo el de Calendarios para definir el tipo de control de asistencia diario. Este puede ser repetitivo o incluir excepciones programadas.
La instalación de Acceso © incluye varios Planes de Asistencia, estos son generados a su vez de Calendarios y Horarios también predefinidos.
El sistema genera 120 días a partir de la fecha de instalación, el siguiente es un ejemplo de un Plan de Asistencia típico de oficina:
Se aplicará este Plan a los empleados que tienen un horario fijo de lunes a viernes de 08:00 a 19:00 horas y sábados y domingos de descanso.
Supongamos ahora que queremos generar un horario especial donde se permite a las empleados con hijos pequeños entrar los lunes dos horas más tarde.
Primero oprimimos el botón nuevo para que el sistema nos proponga el siguiente número en el consecutivo. Después seleccionamos un horario, en este caso el horario diurno, con el botón :
Marque Generar
, con 120 días y a partir del 11/09/2017 así:
El calendario seleccionado describe los primeros 5 días con un horario de 06:00 a 14:00 horas y sábado y domingo de descanso.
Hemos elegido un 11 de septiembre de 2017 que es lunes y lo hacemos coincidir con el día 1, para que este sincronizado con el día inicial:
Si queremos definir el plan de asistencia a partir de un día martes, pondríamos el día igual a 2, miercoles igual a 3, etc.
De esta forma podemos definir un rol de turnos en el que además se rolen los días de descanso.
Oprima el botón . Hasta ahora el Plan se ve así:
Se creó antes un horario especial:
Ahora lo seleccionamos con:
Seleccione
Todos los lunes de los 120 días generados tendrán el horario 8 - Horario especial para trabajadoras con hijos:
Después de definir el Plan de Asistencia es importante que oprima el botón guardar , ya que todo lo que hemos hecho permanece solo en memoria.
Cómo se puede apreciar, es posible definir cualquier combinación de turnos, por complicado que parezca. Se pueden aplicar los 4 tipos de horarios: Normal, Abierto, Control de Asistencia y Descanso.
Sin embargo, con en transcurso de los días aparecerán excepciones al Plan, esta se manejarán con las opciones Tarjeta de Asistencia y Control de Asistencia
Reportes
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Reporte Plan de Asistencia
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