2) Asistencia
Se sugiere que antes de leer esta sección revise la información contenida en Calendarios
Tarjeta de Asistencia
Tarjeta de Asistencia - Ajustes de Horario, Registros Manuales, Activar o Desactivar Registros.
La Tarjeta de Asistencia es uno de los recursos con los que cuenta Acceso © para registrar las excepciones al Plan de Asistencia. Estas excepciones se traducen en ajustes al horario, selección de un registro por otro, la aplicación de una incidencia y el registro manual, que sustituye a los obtenidos principalmente por terminales (de huella digital, de rostro, de radio frecuencia, etc.). También puede ajustar las horas autorizadas de tiempo extra.
Seleccione al empleado así como el día a revisión.
Para ajustar por medio de una incidencia:
Para abrir la ventana de ajustes oprima el botón
Esta opción cuenta con 3 pestañas o fichas:
- Cambio de Horario - En ocasiones el empleado o el planeador confunden el horario. Cambiando de horario se puede ajustar el día, siempre y cuando los registros coincidan con el nuevo horario.
Si en su catálogo de horarios no hay uno que se ajuste y usted desea que sea considerado como un día normal, debe de añadir al catálogo un nuevo horario que coincida con los registros.
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Registro Manual - Aquí se generan registros o checadas que no provienen de una terminal, estos registros quedan etiquetados en las consultas y reportes como Manuales. En la siguiente imagen se muestran dos registros cercanos a la entrada, el sistema recibió primero el de las 08:14, y se desea cambiarlo por el de las 07:56, por lo tanto el de las 08:14 se cambia a Inactivo y el de las 07:56 a Activo.
Finalmente oprimimos el botón para aplicar los cambios:
Puede generar manualmente los registros de todo el día activando la opción y oprimiendo el botón
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Mensajes - Si tiene alguna duda puede consultar los mensajes generados, cada operación hecha aparecerá ahí mientras tenga abierta la ventana de Ajustes
La siguiente imagen muestra la tarjeta del día 12/09/2017 con los registros generados. Observe que aparecen también los registros del día anterior, esto es principalmente útil en turnos nocturnos.
Aplicar Incidencias
Aplicar Incidencias - De forma individual, por grupo de empleados y por rango de fechas
La aplicación de Incidencias suele ser una tarea muy común, por esta razón Acceso © ofrece esta opción donde podrá aplicar incidencias a un empleado en específico, para un día o para un rango de fechas o para un grupo de empleados. A continuación se observa la incidencia 14 - Días Económicos aplicada al empleado 1 - Carolina Rivera Armendariz para el día 13/09/2017.
Puede seleccionar la incidencia así:
O con el botón que abre la ventana Filtrar por Incidencia
Para aplicar un rango seleccione:
Para aplicar a un grupo de empleados, simplemente cambie a la ficha Por Bloque de Empleados y seleccione.
En la ficha Incidencias puede hacer una consulta por rango de fechas:
La ficha Resultados muestra las operaciones hechas, estarán disponibles mientras no cierre la ventana Aplicar Incidencias
Registro Manual
Registro Manual - Checadas manuales, individuales, por bloque y por rango de fechas
Esta opción facilita la generación de registros de asistencia o checadas. Puede generar simplemente una entrada o los 4 registros necesarios en un turno normal, esto es: entrada, salida y comidas.
Los registros hechos con esta opción, pasan por las mismas reglas que un registro tomado de una terminal. Si no esta dentro del tiempo especificado en el horario, será igualmente tomado como inválido.
Tome en cuenta que el sistema contabilizará la asistencia generada aquí como cualquier otra. No importa que los registros hayan sido generados manualmente; si estos cumplen con las reglas de asistencia serán tomados en cuenta sin distinciones.
Si el empleado no checó la entrada o la salida y desea que esto se muestre en los reportes, es mejor que justifique la asistencia con una Incidencia.
La opción esta divida en 4 fichas:
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Por Día
La siguiente imagen muestra la asistencia del día 14/09/2017 generada activando la opción y oprimiendo el botón
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Por Rango
Para generar varios registros simultáneamente, seleccione la ficha Por Rango, del lado izquierdo se encuentra la lista de empleados a seleccionar. Elija la fecha y la hora y oprima el botón
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Por Archivo
Las terminales ZKTeco permiten descargar los registros a un USB, los archivos de la terminal tienen la extensión dat, seleccione el archivo con y oprima para iniciar el proceso.
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Mensajes
La ficha Mensajes muestra los resultados de las operaciones hechas, estarán disponibles mientras no cierre la ventana Registro Manual
Definir Periodos
Definir Periodos - Semanales, Mensuales, Quincenales, etc.
Los Períodos en Acceso © están disponibles en las consultas y reportes que requieren de un rango de fechas. El sistema inicializa los periodos correspondientes al año en el que se genera la DB. También se pueden definir periodos especiales de acuerdo a las necesidades de la empresa. Es muy fácil definir o redefinir períodos y estos cambios no afectarán mas que en la forma en la que se consulta la información.
Aunque Acceso © permite consultar la información en un rango de fechas arbitrario, es conveniente que en las consultas se fraccionen en periodos útiles, de esta forma la consulta se hace más ágil y la carga para el servidor de bases de datos se reduce.
La siguiente imagen muestra los periodos semanales definidos para el año 2017:
Estos son los 4 tipos de periodos que se pueden definir:
- Semanal
- Quincenal
- Mensual
- Especial
En la imagen siguiente se muestra un periodo especial definido para rangos de 5 días, empezando el 01/01/2017:
Control de Asistencia
Control de Asistencia - Consulta, Ajustes, Incidencias, etc.
Esta opción ofrece la facilidad de consultar y modificar simultáneamente la información. Se pueden realizar todos los ajustes que están disponibles en la Tarjeta de Asistencia.
Seleccionamos un período de trabajo:
También podemos filtrar la información con diferentes criterios:
O los registros de un empleado en particular:
Podemos consultar los registros del día oprimiendo en la celda de la columna etiquetada con Reg
, en los tres puntos ...
En la columna Ajustes
oprimimos en los tres puntos ...
y aparece la ventana de Ajustes donde podemos hacer cambios de horario o registros manuales. En la siguiente imagen se generó una entrada para el día 15 de septiembre de 2017.
También podemos registrar una incidencia oprimiendo en la celda de la columna Incidencia A
.
Finalmente los cambios a la asistencia del día 15 de septiembre de 2017 quedan ajustados:
Reportes
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